L'étudiant doit être inscrit obligatoirement pour l'année en cours auprès de l'Université Paul Cézanne pour pouvoir soutenir.
L'année universitaire se clôture officiellement le 30 septembre. Au-delà de cette date, l'étudiant devra obligatoirement se réinscrire.

Formalités à accomplir deux mois avant la soutenance

Le doctorant

•  Envoie les exemplaires de sa thèse aux deux pré-rapporteurs désignés par son directeur de recherches.
• Communique le titre précis de la thèse à l'Ecole Doctorale afin que le Fichier Central des Thèses puisse en être informé. Si le titre a changé depuis la 1ère année d'inscription en doctorat, réclamer le formulaire d'inscription ou de modification à l'Ecole Doctorale à laquelle il est rattaché.
• Envoie, après avis favorable des deux pré-rapporteurs, les exemplaires de sa thèse aux autres membres du jury.
• Doit, 10 jours avant la soutenance (dernier délai), apporter au Service de la Curatelle.

- 2 exemplaires recto verso de la thèse ;
- les 2 formulaires d'enregistrement de thèse dûment complétés (dactylographiés), datés et signés ;
- un cédérom comprenant la thèse, strictement conforme à la version papier (version Word), les résumés en français et en anglais et les mots clefs ;
- Un C.V complet.

NB : Si le jury a demandé l'introduction de corrections, ces dernières doivent être faites dans un délai de trois mois à partir de la date de soutenance.
(cf. l'arrêté du 7 août 2006 relatif aux modalités de dépôt, de signalement, de reproduction, de diffusion et de conservation des thèses ou des travaux présentés en soutenance en vue du doctorat, Titre II, Article 4)

Les deux exemplaires de la thèse corrigée doivent être déposés au Service de la Curatelle accompagnés d'un courrier du directeur de thèse attestant que les corrections demandées ont été faites.

Le directeur de thèse

• Il propose la désignation des rapporteurs (au moins 2, extérieurs à l'Ecole Doctorale et à l'Université Paul Cézanne et habilités à diriger des recherches) avant avis du Directeur de l'Ecole Doctorale et décision du Vice-président chargé de la Recherche sur délégation du Président.
• Il propose les membres du jury ainsi que la date et l'heure de soutenance avant avis du Directeur de l'Ecole Doctorale et décision du Président.
• Il demande l'autorisation de soutenance avant avis du Directeur de l'Ecole Doctorale et décision du Président.
Le jury comprend au moins 3 membres et au maximum 8. Il est composé au moins pour moitié de personnalités françaises ou étrangères extérieures à l'Ecole Doctorale et à l'Université Paul Cézanne. La moitié du jury au moins doit être composée de professeurs ou assimilés ou d'enseignants de rang équivalent (Titre II - Article 19 - Arrêté du 07/08/2006).

Le président du jury doit être un professeur ou assimilé ou un enseignant de rang équivalent (Titre II - Article 19 - Arrêté du 07/08/2006).
Le directeur de thèse, s'il participe au jury, ne peut être choisi ni comme rapporteur de soutenance, ni comme président du jury.

Le Président du jury établit un rapport de soutenance, contresigné par l'ensemble des membres du jury, et le remet à l'Ecole Doctorale qui le communiquera ensuite au candidat.